Cách viết biên bản cuộc họp chi tiết nhất

149 Lượt xem

Biên bản cuộc họp là thứ không thể thiếu được trong mỗi cuộc họp, buổi làm việc, gặp gỡ các đối tác với nhau. Thông qua biên bản cuộc họp bạn sẽ nắm được quá trình trao đổi công việc, sử dụng để đối soát lại các tình hình trong quá trình làm việc, đàm phán với nhân viên, các đối tác làm ăn lơn. Vì thế biết được cách viết biên bản cuộc họp sẽ giúp cho bộ phận thư ký có thể dễ dàng viết biên bản cuộc họp một cách chi tiết nhất và không bỏ sót bất cứ thông tin quan trọng nào.  

cach viet mau bien ban cuoc hop

Cách viết biên bản cuộc họp chi tiết nhất

Chuẩn bị trước các thông tin

Trước khi bắt tay vào quá trình ghi biên bản cuộc họp bạn cần tìm hiểu về các chính sách họp hành trong công ty. Nếu được phân công chuẩn bị biên bản cuộc họp chính thức thì bạn hãy hỏi xem cơ quan  của mình có tuân thủ theo đúng nguyên tắc nào không. Còn nếu không bạn cần phải ghi chép biên bản theo cách chính thống. Đồng thời hãy hỏi thêm biên bản cuộc họp sẽ bao gồm những nội dung và mục đích gì.

Ở trong vai trò là người biết ghi chép biên bản bạn không cần làm quen với bất cứ quy tắc làm việc nào. Nhưng khi kết thúc bạn nên xin một bản sao để giúp bạn trả lời những câu hỏi chi tiết.

Trong một vài trường hợp các thư ký khi viết biên bản vừa tham gia thảo luận trong cuộc họp vừa viết biên bản, nhưng cũng có những thư ký không tham gia họp trực tiếp. Tuy nhiên trong cả 2 trường hợp bạn không nên là người chủ trì cuộc họp này.

Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp mẫu

Thông thường cách viết biên bản cuộc họp khá giống nhau, mẫu biên bản theo quy cách chính thống sẽ giúp bạn trở nên dễ dàng trong việc ghi chép công việc. Theo đó bạn nên dành chỗ trống để điền các thông tin dưới đây:

-Tên cơ quan, doanh nghiệp

- Loại hình cuộc họp có thể là cuộc họp tuần, tháng, năm, cuộc họp của một nhóm nhỏ.

- Ngày, giờ và địa điểm cuộc họp diễn ra.

- Tên của chủ tọa hoặc lãnh đạo chủ trì cuộc họp.

bien ban cuoc hop

- Danh sách thành phần có mặt và vắng mặt để sử dụng cho trường hợp tham gia bỏ phiếu (nếu có).

- Chỗ trống để bạn kí tên thư ký là người luôn phải ký tên vào các biên bản do mình đặt ra. Bên cạnh đó nhiều cơ quan thư ký sẽ là người trưc tiếp ký tên và duyệt biên bản cuộc họp.

- Lịch trình làm việc nếu có thêm lịch trình làm việc trong cuộc họp bạn nên đề nghị có một bản cho mình. Việc tham khảo thông tin cụ thể trước sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc ghi biên bản của mình.

Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Bạn nên nhớ luôn mang theo máy tính xách tay hay sổ ghi chép, đây là một trong những vật dụng bất ly thân mà bất cứ thư ký nào cũng nên mang theo bên mình.

Nếu bạn ghi biên bản trong cuộc họp lần trước và chưa được phê duyệt thì nên nhớ mang theo biên bản này. Sự hỗ trợ của máy ghi âm sẽ giúp bạn ghi lại nội dung biên bản nhưng không thể cho biên bản cuộc họp. Nếu bạn sử dụng máy ghi âm nên đảm bảo sự chấp thuận của người có mặt tại đó.

Bạn nên học kỹ thuật tốc ký để tăng tốc độ ghi chép của mình và điều bạn nên nhớ đó chính là không ghi tất cả nội dung vào trong biên bản cuộc họp.

Hi vọng với những thông tin chi tiết trên đây sẽ giúp bạn biết cách viết biên bản cuộc họp chi tiết nhất và không bỏ sót bất cứ thông tin nào trong quá trình viết biên bản của mình.